Privacy Policy – Kaiwani VZW Zandvliet

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Kaiwani verwerkt enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de karateclub.

• Identificatiegegevens: naam, adres, geboortedatum
• Contactgegevens: telefoonnummer, e‑mailadres
• Sportgerelateerde gegevens: lidmaatschap, trainingsdeelname, graduaties, competitie‑inschrijvingen
• Administratieve gegevens: betaalstatus lidgelden, verzekeringsinformatie
• Beeldmateriaal: foto’s en video’s van trainingen, examens, evenementen en tornooien

Wij verwerken geen gevoelige gegevens, tenzij dit strikt noodzakelijk is (bijvoorbeeld beperkte medische informatie voor sportverzekering of veiligheid) en dan enkel met uw uitdrukkelijke toestemming.

2. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Lidmaatschapsbeheer: administratie van leden en inschrijvingen
• Organisatie van activiteiten: trainingen, examens, tornooien, stages en clubactiviteiten
• Wettelijke verplichtingen: verzekeringen, rapportering aan sportfederaties of overheden
• Communicatie: informatie over lessen, wijzigingen, evenementen en praktische afspraken
• Publicatie van sfeerbeelden: op website, sociale media en promotiemateriaal (steeds herroepbaar)

Deze verwerkingen gebeuren op basis van de contractuele relatie (lidmaatschap), wettelijke verplichtingen en/of het gerechtvaardigd belang van Kaiwani als sportclub.

3. Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

Wij verkrijgen uw gegevens op de volgende manieren:

• Bij inschrijving: via het inschrijvingsformulier of online registratie
• Bij deelname aan activiteiten: tornooien, stages, examens en evenementen
• Vrijwillige aanlevering: bijvoorbeeld relevante medische info voor verzekering of veiligheid

Wij verzamelen geen persoonsgegevens van derden zonder uw medeweten.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden enkel gedeeld wanneer dit noodzakelijk is:

• Overheidsinstanties en verzekeraars: indien wettelijk vereist of voor sportverzekering
• Sportfederaties en andere clubs: voor inschrijvingen aan tornooien, stages of examens
• Externe dienstverleners: zoals ledenbeheerplatform, websitehosting of IT‑ondersteuning, steeds onder GDPR‑conforme afspraken

Kaiwani verkoopt of verhuurt nooit persoonsgegevens aan derden.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Tijdens het lidmaatschap: alle noodzakelijke gegevens worden bewaard zolang u lid bent.
• Na beëindiging van het lidmaatschap: gegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijnen om contractuele en wettelijke verplichtingen te kunnen aantonen.
• Beeldmateriaal: kan op eenvoudig verzoek worden verwijderd wanneer u herkenbaar in beeld bent.

Na afloop van de bewaartermijnen worden gegevens verwijderd of onherkenbaar geanonimiseerd.

6. Uw rechten als betrokkene

U hebt, binnen de grenzen van de GDPR, de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kan opvragen welke gegevens wij van u bewaren.
• Recht op rectificatie: u kan foutieve of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Recht op gegevenswissing: u kan vragen om gegevens te verwijderen die niet langer noodzakelijk zijn.
• Recht op beperking van verwerking: u kan vragen om bepaalde verwerkingen tijdelijk te beperken.
• Recht op bezwaar: u kan bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op overdraagbaarheid: u kan vragen om uw gegevens in een gestructureerde, gangbare vorm te ontvangen.

U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@kaiwani.be. Wij beantwoorden uw verzoek binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.

7. Beeldmateriaal (foto’s & video)

Tijdens trainingen, examens, evenementen en tornooien kan Kaiwani foto’s en video’s maken voor sfeerimpressies en promotie van de club.

Deze kunnen gepubliceerd worden op:

• De website van Kaiwani
• Sociale mediakanalen van de club
• Promotiemateriaal (bijvoorbeeld flyers, posters, presentaties)

Wanneer u bij inschrijving heeft aangegeven dat u niet in beeld wil komen, respecteren wij dit. Wanneer u toestemming gaf, kan u deze toestemming ook op eender welk moment tijdens het sportjaar intrekken, of vragen om specifieke beelden te verwijderen. Een eenvoudig verzoek, mondeling of via e‑mail volstaat.

Toestemming om andere dan algemene groepsfoto's en video's van minderjarigen te publiceren wordt vooraf gevraagd. (bvb wedstrijdfoto's, diploma-uitreikingen, kumite-foto's, enz.)

8. Relaties met derden & gegevensverwerkers

Conform het stappenplan GDPR van de Vlaamse Sportfederatie neemt Kaiwani de volgende maatregelen:

• Verwerkersovereenkomsten: met externe partijen die persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld IT‑dienstverleners, ledenbeheerplatform).
• Register van verwerkingsactiviteiten: intern overzicht van welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond.
• Procedure bij gegevenslekken: interne stappen om een lek snel te detecteren, te melden en op te volgen.
• Jaarlijkse evaluatie: ons privacybeleid en de bijhorende maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en bijgewerkt.

9. Gegevenslekken

Bij een (vermoedelijk) gegevenslek neemt Kaiwani onmiddellijk de volgende stappen:

• Onderzoek: het incident wordt intern onderzocht en de impact wordt beoordeeld.
• Melding aan betrokkenen: indien het lek een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, wordt u geïnformeerd.
• Melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit: indien wettelijk vereist, wordt het lek gemeld aan de GBA.

10. Contact & klachten

Voor vragen, opmerkingen of klachten over dit privacybeleid kan u contact opnemen met:

Kaiwani vzw
E‑mail: info@kaiwani.be

Indien u meent dat uw rechten onder de GDPR geschonden zijn, kan u klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be